Cách tạo máy chủ email miễn phí, dung lượng hàng TB với MailPlus Server

Thay vì phụ thuộc vào các công cụ của bên thứ ba, người dùng có thể tự thiết lập cho mình một máy chủ email trong sự kiểm soát chặt chẽ về dữ liệu.

Với Synology MailPlus và MailPlus Server miễn phí đi kèm hệ thống NAS (Network Attached Storage, bộ nhớ lưu trữ mạng) của Sysnology, người dùng không chỉ có một nền tảng gửi nhận thư riêng, mà còn sở hữu thêm công cụ quản trị, cộng tác nhóm, lịch làm việc và cả AI hỗ trợ xử lý email trong cùng hệ sinh thái.

MailPlus là công cụ email miễn phí kèm theo NAS của Synology.

Thiết lập

Trải nghiệm Synology MailPlus trên hệ thống NAS DS925+ trang bị ổ cứng lưu trữ 8TB cho thấy, giải pháp này khá đúng bài cho doanh nghiệp nhỏ và vừa: Gọn, dễ kiểm soát và không mất quá nhiều thời gian để đưa vào vận hành. Synology tách rõ hai phần: MailPlus Server dùng để dựng và quản trị máy chủ thư, còn MailPlus là giao diện để người dùng cuối gửi - nhận email.

Quá trình thiết lập khá nhanh ngay cả với người mới lần đầu làm quen hệ sinh thái Synology DiskStation Manager (DSM). Chỉ cần cài gói MailPlus Server trong Package Center, tạo tên miền (domain) nội bộ, cấu hình theo nhu cầu rồi thêm người dùng, cấp quyền là đã có thể bắt đầu sử dụng qua MailPlus trên trình duyệt web hoặc ứng dụng cùng tên trên di động.

Tuy nhiên, các bước trên chỉ mới là khởi tạo thành công máy chủ email nội bộ. Để đưa hệ thống email lên "đám mây", người dùng sẽ cần sử dụng dịch vụ Internet có IP tĩnh hoặc thông qua công cụ DDNS có sẵn trên DSM hay của Cloudflare. Khi đó, người dùng sẽ có một máy chủ email thực thụ với dung lượng tùy thuộc vào ổ cứng trong NAS (có thể lên tới hàng chục TB), nhưng sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro về thư rác.

Hai công cụ tạo và sử dụng MailPlus.

Ngoài ra, với AI Assistant, Synology cho phép người dùng chủ động chọn mô hình ngôn ngữ trí tuệ nhân tạo, thay vì bị đóng khung trong một nền tảng duy nhất. Ở thời điểm hiện tại, giải pháp Synology AI Console hỗ trợ nhiều nhà cung cấp lớn như OpenAI, Google AI Studio, Baidu AI Cloud, Amazon Bedrock,...

Chẳng hạn với OpenAI, trước tiên người dùng sẽ tạo API token tại địa chỉ https://platform.openai.com/api-keys. Sau đó, trong giao diện quản trị DSM, truy cập Synology AI Console > chọn OpenAI > dán API key vào và hoàn tất cấu hình > chọn áp dụng cho MailPlus.

AI tích hợp trong tính năng đọc và soạn thảo của MailPlus.

Thiết lập AI với ChatGPT và thông báo thành công.

MailPlus Server hỗ trợ nhiều domain trên cùng một máy chủ, đồng thời cho phép cấu hình riêng từng domain. Tính năng này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều nhánh thương hiệu hoặc cần chia tách luồng email rõ ràng. Hệ thống cũng cho phép thiết lập hạn mức gửi mail theo ngày, phương thức đăng nhập,... tất cả được gom về một mối nên việc quản trị đỡ rối hơn rất nhiều.

Dù Synology có bổ sung nhiều lớp hỗ trợ chống spam, chống malware,... và cả tùy chọn tích hợp Bitdefender for MailPlus. Nhưng thực tế cho thấy, các công cụ này chỉ nên được xem là lớp phòng thủ bổ sung, chứ không đủ để biến một hệ thống nội bộ thành một máy chủ mail đủ mạnh như các nền tảng lớn của Google, Microsoft hay Yahoo!.

Giao diện

MailPlus là kiểu phần mềm có thể làm quen nhanh chỉ sau ít phút. Người từng dùng Gmail hoặc Outlook sẽ không thấy xa lạ, nhưng vẫn cảm nhận được đây là một công cụ được tối ưu cho môi trường làm việc nhóm. Theo đó, giao diện tổng thể sạch sẽ, dễ nhìn và ưu tiên nội dung chính. Các khu vực như danh sách thư, khung xem nội dung, thư mục, nhãn và thanh tìm kiếm được bố trí ở những góc quen thuộc.

Điểm hay là MailPlus không chỉ dừng ở mức “đọc và trả lời email”. Hệ thống còn cho phép tổ chức hộp thư theo hướng gần giống một công cụ quản trị công việc thu nhỏ. Người dùng có thể tận dụng hộp thư ưu tiên, nhãn tùy chỉnh, bộ lọc nâng cao và các quy tắc sắp xếp để giữ hộp thư luôn gọn.

Giao diện soạn thảo đơn giản nhưng đủ các công cụ định dạng, đính kèm.

Tính năng

Phần soạn thư là một trong những điểm khiến MailPlus tạo thiện cảm với người viết. Trải nghiệm không đơn thuần là một ô nhập văn bản, mà gần hơn với việc soạn nội dung trong một phần mềm văn phòng đa dụng. Người dùng có thể định dạng chữ, chèn ảnh, tạo bảng, thêm liên kết, dùng chữ ký riêng cho từng trường hợp và đính kèm file lớn thông qua liên kết chia sẻ.

MailPlus còn có sẵn mẫu email để tái sử dụng đối với các nội dung lặp lại. Chỉ riêng tính năng này đã đủ giúp tiết kiệm kha khá thời gian cho những ai phải gửi đi các mẫu email gần như giống nhau mỗi ngày. Một điểm mạnh khác là hỗ trợ gom mail để cá nhân hóa email theo tên, chức danh hoặc các trường dữ liệu khác nhau.

Những chiếc email tới hộp thư nhận tức thì.

Nếu chỉ dùng cho một cá nhân, MailPlus đã đủ tiện. Khi đưa vào môi trường nhóm, nền tảng này càng thể hiện rõ giá trị thực tế. Một ví dụ rất dễ hình dung là doanh nghiệp có khoảng 20 - 30 nhân sự chia thành các bộ phận như kinh doanh, kế toán, hỗ trợ khách hàng và điều phối. Thay vì mỗi người tự ôm email trong hộp thư riêng rồi chuyển tiếp thủ công, quản trị viên có thể dựng các shared mailbox như sales@, support@, booking@,...

Khi đó, toàn bộ email liên quan đến từng mảng công việc sẽ được gom về một nơi. Cả nhóm cùng nhìn thấy, cùng theo dõi và cùng xử lý mà không phụ thuộc quá nhiều vào một cá nhân cụ thể. Lợi ích của cách làm này thể hiện rất rõ khi có người nghỉ phép, nghỉ việc hoặc chuyển đầu mối phụ trách. Công việc không bị kẹt chỉ vì email đang nằm trong tài khoản cá nhân của ai đó.

Như đã nói, một điểm đáng chú ý của MailPlus là AI tích hợp. Với AI của MailPlus, hệ thống có thể nhanh chóng tóm tắt các ý chính như khách yêu cầu giao trước 15h, kho còn thiếu 2 nhóm hàng, kế toán chưa xác nhận thanh toán đủ,... Người dùng chỉ cần đọc bản tóm tắt là đã nắm được cốt lõi câu chuyện.

Sau bước đó, AI còn có thể hỗ trợ soạn thư phản hồi. Chẳng hạn, hệ thống có thể gợi ý một email gửi cho khách theo hướng xác nhận tình trạng hiện tại, giải thích ngắn gọn nguyên nhân và đề xuất thời gian xử lý tiếp theo với giọng văn lịch sự, chuyên nghiệp. Nếu cần, AI cũng có thể chỉnh lại câu chữ cho mượt hơn, rút gọn văn phong, kiểm tra lỗi chính tả hoặc dịch sang ngôn ngữ khác.

Lưu ý là AI chỉ nên đóng vai trò như công cụ hỗ trợ mỗi khi cần rút ngắn thao tác, chứ người dùng không nên đặt hoàn toàn niềm tin vào nội dung do AI tóm tắt hay tạo ra. Người dùng phải luôn kiểm tra chéo và đưa ra quyết định cuối cùng.

Còn ở lớp quản trị MailPlus Server, quản trị viên có thể thêm/xóa tài khoản, phân quyền chi tiết và kiểm tra log tương đối dễ dàng. Synology cũng cung cấp MailPlus High Availability để phục vụ nhu cầu sử dụng ổn định cao hơn: Nếu triển khai theo mô hình hai máy chủ nội bộ, hệ thống có thể duy trì dịch vụ thư ngay cả khi một máy gặp sự cố hoặc bảo trì.

Thêm tài khoản hệ thống.

Thiết lập quyền chỉ sử dụng MailPlus.

Nhìn chung, Synology MailPlus vẫn còn một số giới hạn nhất định khi so với các nền tảng mail đám mây phổ thông, Nhưng nếu đặt vào đúng hoàn cảnh nội bộ doanh nghiệp, MailPlus lại là một bộ giải pháp rất hợp lý. Dù vậy, khoản đầu tư ban đầu cho hệ thống NAS là không hề rẻ và còn tùy thuộc vào dung lượng ổ cứng.