Bí mật phía sau những shop online xử lý 10.000 đơn/ngày mà không cần tăng nhân sự

Khi doanh số tăng nhanh nhưng nhân sự không thể mở rộng, chỉ những doanh nghiệp có hệ thống xử lý đơn hàng tối ưu mới giữ được lợi thế. Từ tự động hóa, đồng bộ đa kênh đến báo cáo real-time, nhiều shop đã thành công biến công nghệ thành “nhân sự ảo” giúp họ vận hành trơn tru và kiểm soát toàn diện.

1. Xu hướng 4.0 - Tự động hóa quy trình bán hàng

Theo báo cáo thị trường sàn bán lẻ trực tuyến quý I/2025 của Metric.vn, doanh thu thương mại điện tử Việt Nam đạt 101,4 nghìn tỷ đồng, tăng 42,29% so với cùng kỳ năm 2024. Sản lượng hàng hóa tiêu thụ cũng tăng mạnh, đạt 950,7 triệu sản phẩm, tương đương mức tăng 24% so với năm trước.

Những con số này cho thấy sức bật mạnh mẽ của thương mại điện tử và khẳng định vai trò cấp thiết của chuyển đổi số trong chiến lược phát triển bán hàng đa kênh của doanh nghiệp Việt.

Quý I/2025, số lượng shop đạt doanh số từ 50 tỷ đồng trở lên đã tăng gần gấp đôi (+95%) so với quý I/2024.

Từ các mặt hàng cao cấp đến sản phẩm tiêu dùng phổ thông, hành vi mua sắm trực tuyến đã trở nên phổ biến. Người tiêu dùng hiện không chỉ “mua hàng”, mà còn “trải nghiệm mua hàng” - họ tìm kiếm sự nhất quán giữa tốc độ, độ chính xác và dịch vụ hậu mãi. Để đáp ứng những tiêu chuẩn đó, doanh nghiệp buộc phải tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng nếu muốn tối ưu chi phí và duy trì năng lực cạnh tranh.

Nếu như trước đây, việc quản lý đơn hàng, kiểm kho, đối soát vận chuyển hay xử lý thanh toán phải phụ thuộc phần lớn vào sức người, thì ngày nay, hệ thống tự động hóa đã thay thế con người ở rất nhiều khâu.

Một shop online vẫn có thể xử lý hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày mà không cần tăng thêm nhân sự, bởi mọi thao tác từ tiếp nhận đơn, in phiếu, đóng gói, xuất kho đến đối soát vận chuyển đều được phần mềm thực hiện tự động và đồng bộ.

2. Phần mềm bán hàng - Quản lý kho hàng và vận hành thông minh

Khi thời đại thương mại điện tử phát triển vượt bậc, một cửa hàng trực tuyến không thể vận hành chỉ dựa vào sự chăm chỉ của con người mà là một hệ thống vận hành thông minh, giúp giảm tải công việc thủ công, đảm bảo dữ liệu chính xác và tăng năng suất vượt trội.

Theo Bộ Công Thương, hơn 50% hộ kinh doanh tại Việt Nam đã bắt đầu chuyển đổi số ở mức cơ bản và nhóm doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý bán hàng sớm thường tăng hiệu quả vận hành lên từ 30 - 50% chỉ sau vài tháng. Việc sử dụng các công cụ như phần mềm bán hàng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí nhân sự mà còn tạo nền tảng vững chắc cho tăng trưởng lâu dài.

Thực tế, nhiều hộ kinh doanh online vẫn gặp khó khăn trong việc quản lý hàng hóa, đơn hàng và vận hành kinh doanh. Vì vậy, trong hành trình chuyển đổi số, điều doanh nghiệp cần không chỉ là một phần mềm quản lý đơn thuần, mà là một hệ sinh thái bán hàng đa kênh toàn diện - đủ mạnh để kết nối và tối ưu mọi điểm chạm với khách hàng, từ online đến offline.

Với hơn 14 năm kinh nghiệm đồng hành cùng doanh nghiệp Việt và được hơn 100.000 khách hàng tin tưởng sử dụng, Nhanh.vn hiện là nền tảng quản lý bán hàng đa kênh hàng đầu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tự động hóa quy trình bán hàng mà không giới hạn số lượng cửa hàng, fanpage, website cũng như gian hàng trên các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki, Sendo, TikTok Shop…

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đặc biệt, phần mềm bán hàng Nhanh.vn hiện nay còn tích hợp hệ thống quét mã vạch tự động. Khi nhân viên quét đơn, hệ thống sẽ lưu lại ngày, giờ, phút, giây chính xác, giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định thời điểm đóng gói, xuất kho, hay bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

Từ đó, toàn bộ quy trình bán hàng được chuẩn hóa, minh bạch và có thể đo lường được, thay vì phụ thuộc vào trí nhớ của nhân viên.

3. Tối ưu nhân sự - phân quyền linh hoạt

Khi quy mô đơn hàng tăng nhanh, nhiều doanh nghiệp chọn cách tuyển thêm nhân sự để đáp ứng khối lượng công việc. Nhưng trên thực tế, đó không phải là cách giải duy nhất và cũng không phải là cách hiệu quả nhất.

Theo nghiên cứu của PwC (2022), các doanh nghiệp áp dụng chuyển đổi số hiệu quả có thể tăng tới 30% năng suất lao động và giảm trung bình 25% chi phí vận hành. Con số này cho thấy sức mạnh của việc kết hợp công nghệ với con người - yếu tố then chốt giúp các shop online tăng tốc kinh doanh mà không cần mở rộng nhân sự.

Tối ưu nhân sự - phân quyền linh hoạt

Thực tế, nhiều shop online hiện nay đã xử lý tới 10.000 đơn/ngày mà không cần tăng nhân sự, nhờ biết cách tối ưu nguồn lực hiện có và áp dụng cơ chế phân quyền linh hoạt.

Khi mỗi nhân viên được giao đúng vai trò, được hỗ trợ bởi hệ thống phần mềm thông minh, họ có thể đảm nhiệm khối lượng công việc gấp nhiều lần trước đây mà vẫn duy trì tốc độ, độ chính xác và tinh thần chủ động.

Hiệu suất không đến từ việc tăng người, mà đến từ việc nâng cao hiệu quả hệ thống. Khi quy trình xử lý đơn hàng được tự động hóa, dữ liệu đồng bộ và nhân sự được phân quyền rõ ràng, doanh nghiệp sẽ đạt hiệu quả cao hơn nhiều mà vẫn tiết kiệm nguồn lực.