Những "bí mật" về mã số đặc biệt quan trọng mà nhiều người sở hữu

Mã số thuế cá nhân là phương tiện cần thiết để kê khai thu nhập và quản lý thuế của mỗi cá nhân nộp thuế. Mỗi cá nhân chỉ được cấp một mã số thuế riêng, chỉ cấp một lần và không trùng lặp với người khác.

Mã số thuế cá nhân là gì?

Mã số thuế cá nhân là một mã số duy nhất được cấp cho mỗi cá nhân có phát sinh thu nhập để quản lý thuế thu nhập cá nhân của người nộp thuế. Mã số thuế cá nhân được cấp bởi cơ quan quản lý thuế hoặc cơ quan chi trả thu nhập.

Mã số thuế cá nhân gồm bao nhiêu số?

Căn cứ tại Khoản 3, Điều 5 Luật Quản lý thuế 2006 có quy định về mã số thuế như sau:

"Mã số thuế là một dãy số, chữ cái hoặc ký tự khác do cơ quan quản lý thuế cấp cho người nộp thuế dùng để quản lý thuế".

Bên cạnh đó, theo Khoản 5, Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019 quy định: "Mã số thuế là một dãy số gồm 10 chữ số hoặc 13 chữ số và ký tự khác do cơ quan thuế cấp cho người nộp thuế dùng để quản lý thuế".

Như vậy, quy định hiện hành quy định rõ mã số thuế là một dãy số, gồm 02 loại: Mã số thuế 10 chữ số, mã số thuế 13 chữ số và không có chữ cái, chỉ có ký tự khác (dấu gạch ngang tại mã số thuế 13 chữ số).

Theo Khoản 1, Điều 5 Thông tư 105/2020/TT/BTC, mã số thuế có cấu trúc: N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 - N11N12N13.

Trong đó:

- Hai chữ số đầu N1N2 là số phần khoảng của mã số thuế.

- Bảy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong khoảng từ 0000001 đến 9999999.

- Chữ số N10 là chữ số kiểm tra.

- Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999.

- Dấu gạch ngang (-) là ký tự để phân tách nhóm 10 chữ số đầu và nhóm 03 chữ số cuối (ba chữ số cuối cùng là các số thứ tự từ 001 đến 999).

Cá nhân có thu nhập chịu thuế cần thực hiện việc đăng ký mã số thuế cá nhân tại cơ quan thuế. Ảnh minh họa: TL

Tại sao phải có mã số thuế cá nhân?

Mã số thuế cá nhân giúp cơ quan thuế nhận biết, xác định các cá nhân nộp thuế. Do đó các cá nhân khác nhau sẽ có mã số thuế khác nhau.

Đối với người có thu nhập, mã số thuế cá nhân chính là cách để họ thể hiện sự có trách nhiệm của mình với nhà nước và quốc gia nơi họ sinh sống. Việc nộp thuế thu nhập cá nhân thông qua việc sở hữu mã số thuế cá nhân sẽ giúp họ cảm thấy sống thực sự có ý nghĩa với cộng đồng.

Phải đăng ký mã số thuế cá nhân khi nào?

Theo Điều 27 Nghị định số 65/2013/NĐ-CP quy định về chính sách về quản lý thuế thu nhập cá nhân, theo đó: Cá nhân có thu nhập chịu thuế cần thực hiện việc đăng ký mã số thuế cá nhân để cơ quan thuế cấp mã số thuế cá nhân cho họ và cho mỗi người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh.

Các tổ chức/cá nhân trả thu nhập chịu thuế cần thực hiện việc đăng ký mã số thuế để cơ quan cấp mã số thuế. Đối với trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã được cấp mã số thuế cá nhân trước ngày Nghị định 65/2013/NĐ-CP này có hiệu lực thi hành thì vẫn tiếp tục sử dụng được mã số đã cấp đó.

Cá nhân hoặc tổ chức thuộc đối tượng cần phải đăng ký mã số thuế bao gồm:

Cá nhân, tổ chức trả thu nhập

Các tổ chức, công ty/doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh bao gồm cả các chi nhánh phụ thuộc có tư cách pháp nhân (tư cách pháp lý do nhà nước công nhận cho một tổ chức, cá nhân có khả năng tồn tại, hoạt động độc lập và quan trọng là chịu trách nhiệm về các hành động trước pháp luật.)

Các tổ chức chính trị.

Các tổ chức quốc tế và nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.

Cá nhân là người có thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân

Cá nhân – những người có thể có thu nhập từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh, kể cả các hộ gia đình sản xuất nông nghiệp cũng không thuộc đối tượng miễn thu nhập cá nhân. Trong trường hợp này, cá nhân đăng ký thuế thu nhập cá nhân và nhận mã số thuế thu nhập cá nhân.

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương hàng tháng kể cả cá nhân là người nước ngoài đang làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài nhưng tại Việt Nam.

Cá nhân có hoạt động chuyển nhượng bất động sản.

Người dân có thể đăng ký mã số thuế cá nhân trực tiếp hoặc đăng ký online. Ảnh minh họa: TL

Không đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động có bị xử phạt?

Điều 7 Thông tư 166/2013/TT-BTC có quy định rất rõ về các điều luật liên quan đến hành vi không đăng ký mã số thuế cá nhân như dưới đây:

Nộp hồ sơ đăng ký thuế quá thời gian quy định từ 1 đến 10 ngày sẽ bị phạt cảnh cáo.

Nộp hồ sơ đăng ký thuế quá thời gian quy định trong vòng 30 ngày sẽ bị phạt tiền trong khoảng từ 400.000 đồng đến 1.000.000 đồng tùy vào mức độ và việc có tình tiết để giảm nhẹ hay không.

Nộp hồ sơ đăng ký thuế quá thời gian là 30 ngày thì mức phạt tiền từ 800.000 đồng đến 2.000.000 đồng.

Với hành vi không đăng ký mã số thuế cá nhân thì sẽ có hai mức phạt là phạt cảnh cáo và phạt tiền. Trong mức phạt tiền thì người lao động sẽ phải chịu mức phạt cao nhất là 2 triệu đồng, mức phạt này được tính theo số ngày chậm đăng ký mã số thuế.

Mỗi người có bao nhiêu mã số thuế cá nhân?

Khoản 3, Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019 quy định cá nhân được cấp 01 mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời của cá nhân đó. Người phụ thuộc của cá nhân được cấp mã số thuế để giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế thu nhập cá nhân. Mã số thuế cấp cho người phụ thuộc đồng thời là mã số thuế của cá nhân khi người phụ thuộc phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

Theo đó, mỗi người chỉ có một mã số thuế cá nhân duy nhất.

Hồ sơ và thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân

Cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân không qua cơ quan chi trả thu nhập hoặc không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế thì người nộp thuế nộp hồ sơ đăng ký thuế cho cơ quan thuế đăng ký mã số thuế có thể thực hiện theo 02 cách sau:

Cách 1: Đăng ký mã số thuế cá nhân trực tiếp

Giai đoạn 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số thuế

Tùy vào các đối tượng khác nhau mà hồ sơ đăng ký thuế sẽ có một số giấy tờ kèm theo, cụ thể:

(1) Cá nhân làm việc tại tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế.

- Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

+ Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT.

+ Bản sao thẻ CCCD/CMND còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam.

+ Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

(2) Cá nhân làm việc cho tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài.

Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

- Giấy tờ quy định tại trường hợp (1).

- Bản sao văn bản bổ nhiệm của tổ chức sử dụng lao động trong trường hợp cá nhân người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân được cử sang Việt Nam làm việc nhưng nhận thu nhập tại nước ngoài.

(3) Cá nhân phát sinh nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước

(Ví dụ, nghĩa vụ đóng thuế đất chưa có mã số thuế, chuyển nhượng bất động sản...)

Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu là hồ sơ khai thuế theo Khoản 3, Điều 31 Luật Quản lý thuế 2019, cụ thể:

- Tờ khai đăng ký thuế hoặc tờ khai thuế.

- Bản sao giấy CMND/CCCD hoặc bản sao hộ chiếu.

- Các giấy tờ khác có liên quan.

Trường hợp hồ sơ khai thuế chưa có bản sao các giấy tờ còn hiệu lực của cá nhân (bao gồm: Thẻ CCCD, giấy CMND đối với người Việt Nam; hộ chiếu đối với người nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài) thì người nộp thuế phải gửi kèm một trong các loại giấy tờ này cùng với hồ sơ khai thuế.

Trường hợp cơ quan thuế và cơ quan quản lý Nhà nước đã thực hiện liên thông thì cơ quan thuế căn cứ vào phiếu chuyển thông tin của cơ quan quản lý Nhà nước gửi đến nếu không có hồ sơ khai thuế.

(4) Cá nhân thuộc trường hợp khác đăng ký thuế tại nơi cư trú

Hồ sơ đăng ký thuế gồm những giấy tờ được quy định tại đối tượng (1).

Giai đoạn 2: Tiếp nhận hồ sơ

Công chức tiếp nhận hồ sơ của người nộp thuế.

Công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận vào hồ sơ đăng ký thuế, ghi rõ ngày nhận hồ sơ, số lượng tài liệu theo bảng kê danh mục hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ đăng ký thuế nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.

Trường hợp hồ sơ đăng ký thuế gửi bằng đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu tiếp nhận, ghi ngày nhận hồ sơ vào hồ sơ và ghi số văn thư của cơ quan thuế

Giai đoạn 3: Trả kết quả

Công chức thuế viết phiếu hẹn ngày trả kết quả đối với hồ sơ thuộc diện cơ quan thuế phải trả kết quả cho người nộp thuế, thời hạn xử lý hồ sơ đối với từng loại hồ sơ đã tiếp nhận.

Giai đoạn 4 (nếu có): Kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế

Trong quá trình kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế.

Trường hợp hồ sơ không đầy đủ cần phải giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu, cơ quan thuế thông báo cho người nộp thuế theo mẫu 01/TB-BSTT-NNT tại Phụ lực II ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

(Điểm b, Khoản 9, Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC)

Cách 2: Đăng ký mã số thuế cá nhân online

Bước 1: Truy cập Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo đường dẫn https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập

Tại "Trang chủ" chọn mục tương ứng với đối tượng. Tại đây cá nhân thực hiện đăng ký chọn mục "Cá nhân".

Bước 3: Chọn Mục "Đăng ký thuế lần đầu".

Bước 4: Tại góc trên bên trái chọn mục "Kê khai và nộp hồ sơ".

Bước 5: Chọn đối tượng.

Tại đây người dân thực hiện chọn đối tượng tương ứng để xác định hồ sơ và thông tin cần điền

Bước 6: Điền thông tin theo yêu cầu và chọn "Tiếp tục".

Bước 7: Điền thông tin theo Mẫu.

Bước 8: Sau khi điền xong thông tin người dân chọn mục "Hoàn thành kê khai".