7 sai lầm khi sử dụng Gmail

Lưu giữ quá nhiều thư nháp, không phân biệt được "Reply" và "Reply All", để hộp thư đến chứa đầy e-mail chưa đọc hay xóa ngay sau khi đọc xong,... là những sai lầm mà người dùng Gmail thường gặp phải.

1. Lưu trữ quá nhiều bản nháp (Draft)

Mặc định, khi bạn nhấn nút "Soạn thư" (Compose) thì Gmail sẽ lưu lại những gì bạn đang soạn thảo vào mục Draft. Do đó, nếu bạn chọn tính năng "Soạn thư", nhưng lại không gửi thư đi thì cũng đã tồn tại một bản nháp trong Draft. Tuy nhiên, nhiều người dùng không chú ý tới vấn đề này khiến mục Draft chứa đầy những bản nháp vô nghĩa.

Trong trường hợp như vậy, bạn chỉ nên giữ lại những bản nháp mà chắc chắn sẽ tiếp tục soạn thảo, sửa đổi, bổ sung để gửi đi, chứ không nên giữ tất cả mọi thứ.

2. Xóa tất cả e-mail khỏi hộp thư đến (Inbox)

Nhiều người có thói quen xóa bỏ mọi e-mail tới sau khi đọc xong. Tuy nhiên, hành động này không thật sự cần thiết, thậm chí có thể khiến bạn phải ngậm ngùi, ấm ức về sau. Trước khi xóa một e-mail nào đó, bạn cần phải cân nhắc mức độ quan trọng và khả năng tái sử dụng nó.

Nếu thường xuyên nhấn nút xóa sau khi đọc e-mail xong có thể sẽ tạo nên một thói quen khó bỏ và tác hại về sau là không lường trước được. Mặc dù vẫn còn thùng rác (Trash) để lưu những gì đã xóa, nhưng tốt nhất bạn hãy giữ những e-mail quan trọng trong Inbox.

3. Đánh dấu tất cả thư tới thành thư đã đọc

Không khó để nhận thấy tác hại của hành động này, đó là nó có thể khiến bạn bỏ quên một số e-mail quan trọng. Đặc biệt trong trường hợp thư đã đọc và chưa đọc nằm xem kẽ nhau thì việc đánh dấu tất cả thành thư đã đọc không thể phục hồi lại được và bạn rất khó để nhận biết thư nào chưa đọc nếu số lượng thư từ quá lớn.

4. Có quá nhiều e-mail chưa đọc

Đừng bao giờ để hộp thư đến có quá nhiều e-mail chưa đọc, bạn sẽ phải tốn nhiều thời gian xử lý về sau hoặc xử lý chậm trễ gây khó chịu cho người gửi. Theo lời khuyên của trang Masable, bạn nên lướt hộp thư của mình ít nhất là mỗi tuần.

5. Gửi e-mail cho chính mình

Bạn có thể chọn cách gửi email cho chính mình để đính kèm một tài liệu nào đó, tuy nhiên cách này không hiệu quả, thay vào đó hãy sử dụng một dịch vụ "đám mây" như Google Drive, Dropbox,... Tương tự đối với việc lưu trữ các thông tin khác, chẳng hạn để lưu lịch làm việc, bạn có thể dùng Evernote, để lưu ngày kỷ niệm có thể sử dụng Google Calendar,...

6. Tạo quá nhiều nhãn (Label)

Bạn có thể tạo nhiều nhãn khác nhau để gán và phân biệt các e-mail, nhưng nếu số lượng nhãn quá lớn có thể khiến bạn bị "bội thực". Do đó, hãy cân nhắc chỉ tạo các nhãn thật sự quan trọng để gom nhóm và quản lý e-mail.

7. Không phân biệt được "Reply" và "Reply All"

Hãy cẩn thận khi trả lời một e-mail bằng cách chắc chắn đã chọn đúng chế độ trả lời riêng cho người gửi (Reply) hay trả lời tất cả mọi người (Reply All).