Kỹ năng viết email từ chối phỏng vấn lịch sự

Thứ Hai, ngày 30/11/2020 14:00 PM (GMT+7)

Nhiều ứng viên cho rằng viết email từ chối phỏng vấn là điều không cần thiết, không quan trọng, bởi trước sau gì họ cũng sẽ không tiếp nhận công việc đó nên lựa chọn bỏ qua. Tuy nhiên, với những người chuyên nghiệp và có kinh nghiệm, họ sẽ không chọn cách lờ đi. Viết email phản hồi về lời đề nghị phỏng vấn cũng thể hiện phần nào văn hóa làm việc của bạn: tôn trọng người khác và có trách nhiệm.

Email từ chối gồm những nội dung nào, ngôn từ diễn đạt ra sao cũng là một điều cần lưu ý. Một bức thư từ chối khéo léo nhất là khiến cho người nhận cảm thấy được sự chân thành và tôn trọng. Mặc dù không tham gia ứng tuyển nhưng mối quan hệ cả hai bên vẫn sẽ tốt đẹp và bạn vẫn để lại thiện cảm với bên tuyển dụng. Dưới đây là 7 điều cần lưu ý mà Trưởng phòng Tư vấn Tuyển dụng CareerLink chia sẻ về kỹ năng viết email từ chối phỏng vấn lịch sự nhất, hãy cùng tham khảo nhé.

Tiêu đề thư thể hiện rõ bạn là ai

Cùng một lúc nhà tuyển dụng sẽ gửi thư mời phỏng vấn cho rất nhiều ứng viên. Do đó bạn cần đặt tiêu đề email để người tiếp nhận dễ dàng biết được bạn là ai. Nếu email không có tiêu đề sẽ dễ bị lẫn lộn và lãng quên giữa rất nhiều thư trong hộp thư đến của người nhận. Viết tiêu đề thư cũng thể hiện sự chu đáo, cẩn thận của bạn. Tốt nhất là bạn nên trả lời từ email mời phỏng vấn mà nhà tuyển dụng đã gửi đến bạn.

Kỹ năng viết email từ chối phỏng vấn lịch sự - 1

Tên và chức vụ người nhận rõ ràng

Cũng như thư xin việc, khi viết email từ chối phỏng vấn bạn cũng nên ghi người nhận rõ ràng. Việc viết phần người nhận thư gồm họ tên và chức vụ, vị trí đảm trách của họ cũng thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với họ mặc dù bạn viết thư để từ chối. Người nhận cũng sẽ đánh giá cao sự ghi nhớ của bạn.

Nói lời cảm ơn và khen ngợi

Đừng quên mở đầu email bằng lời cảm ơn chân thành và lịch sự nhất tới phía tuyển dụng. Hãy thể hiện lòng biết ơn cơ hội mà họ đã dành cho bạn. Ngoài ra bạn cũng cần khen ngợi một chút về thương hiệu công ty và bày tỏ lòng yêu thích và tín nhiệm với công ty. Điều này sẽ làm cho họ cảm nhận sự tôn trọng và đánh giá cao phía tuyển dụng. Họ cảm thấy bạn đã biết về công ty và tăng sự thiện cảm với bạn hơn mặc dù sẽ nhận được lời từ chối phỏng vấn.

Có thể nêu lí do từ chối phỏng vấn

Lí do mà bạn từ chối lời mời phỏng vấn hẳn là điều tế nhị, bạn không nhất thiết phải nêu ra trong thư từ chối. Trong trường hợp lí do đó rất dễ thông cảm (như bạn đã lỡ nhận công việc khác hay gặp vấn đề sức khỏe….) bạn cũng có thể đề cập một cách khéo léo. Nhà tuyển dụng sẽ không phân vân đến nguyên nhân từ chối phỏng vấn của bạn. Như vậy biết đâu bạn sẽ còn cơ hội ứng tuyển một công việc tại công ty này về sau.

Kỹ năng viết email từ chối phỏng vấn lịch sự - 2

Thư từ chối cần ngắn gọn, diễn đạt mạch lạc

Lưu ý khi viết thư từ chối đó là diễn đạt ngắn gọn, đơn giản. Bởi vì người chịu trách nhiệm tuyển dụng hoặc người trực tiếp nhận email không có nhiều thời gian để đọc hết tất cả. Viết dài dòng còn làm cho người đọc chán nản và khó chịu bỏ qua. Do đó, bạn chỉ nên viết ngắn gọn, súc tích và diễn đạt rõ ràng. Chỉ cần ngôn từ lịch sự tinh tế và chân thành.

Đúng chính tả và dùng từ phổ thông

Thư từ chối phỏng vấn cũng quan trọng và mang ý nghĩa như thư xin việc. Đây là văn bản viết do đó điểm đáng lưu ý là bạn cần sử dụng câu, từ cần phải chuẩn xác, phổ thông và đúng chính tả. Một bức thư điện tử dù với nội dung gì cũng sẽ “kém hoàn hảo” nếu như sai lỗi chính tả và dùng ngôn từ địa phương. Bạn nên kiểm tra email thật kỹ trước khi gửi đi.

Viết lời chúc

Cuối thư tốt nhất bạn nên để lại lời chúc tốt đẹp cho nhà tuyển dụng. Lời chúc quý công ty ngày càng phát triển, thịnh vượng… sẽ làm cho tình cảm hai bên được tốt đẹp dù bạn không phải là nhân viên hay đối tác của họ.

Viết email từ chối phỏng vấn cũng là một kỹ năng đòi hỏi sự khéo léo của ứng viên. Lưu ý thư từ chối nên được phản hồi sớm ngay sau khi nhận được lời mời phỏng vấn. Không nên để lâu vì nhà tuyển dụng cần có thời gian để gửi thư mời cho những ứng viên khác. Điều đó thể hiện bạn là một người chuyên nghiệp và trưởng thành.

Nguồn: http://danviet.vn/ky-nang-viet-email-tu-choi-phong-van-lich-su-502020301113551971.htm

Theo Đặng Hảo (Dân Việt).