Lịch vạn niên
Để có môi trường làm việc vui vẻ và hiệu quả, xem ngay 16 mẹo này
Các doanh nghiệp hiện đang duy trì các yếu tố trong môi trường văn phòng để thực sự cải thiện cách nhóm của họ hoạt động và công việc họ làm ở đó.
Bàn được bố trí trong một phòng lớn và phân bố theo cách để thúc đẩy tinh thần đồng đội và cộng tác. (Ảnh minh họa)
Tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp bạn là gì? Không phải là công nghệ độc quyền, thương hiệu của bạn hay mạng của bạn mà là nhóm nhân viên của bạn. Đó là lý do tại sao một nhóm làm việc hiệu quả, vui vẻ là tiêu chuẩn vàng của kinh doanh trong thế kỷ 21. Và không có gì ảnh hưởng đến hạnh phúc và năng suất của nhân viên nhiều như môi trường văn phòng của họ.
Hiệu suất và năng suất được liên kết trực tiếp với môi trường và thiết kế văn phòng. Trên thực tế, văn phòng của thế kỷ 21, khi được bố trí đúng cách, có khả năng truyền cảm hứng cho nhân viên đến các cấp độ sáng tạo và sáng tạo mới.
Các doanh nghiệp hiện đang duy trì các yếu tố trong môi trường văn phòng để thực sự cải thiện cách nhóm của họ hoạt động và công việc họ làm ở đó.
Các văn phòng điển hình bắt đầu thành hàng theo dãy tường cao từ trần đến sàn được bố trí để tạo ra các văn phòng riêng lẻ - mỗi văn phòng đều có cửa riêng và tất cả đều được ngăn cách với nhau. Tuy nhiên, ngay sau đó, các nhà thiết kế đã nhìn thấy lợi ích của việc hạ thấp những bức tường từ sàn đến trần nhà và tủ quần áo đã ra đời.
Các thành viên trong nhóm giờ đây được ngăn cách ở ba phía bởi những bức tường cao ngang vai mang lại sự rộng mở cho tổng thể văn phòng trong khi vẫn mang lại sự riêng tư cho từng cá nhân. Sau đó, vào những năm 1990, các bức tường bị đổ xuống hoàn toàn và khái niệm văn phòng mở xuất hiện. Bàn được bố trí trong một phòng lớn và phân bố theo cách để thúc đẩy tinh thần đồng đội và cộng tác. Nhân viên rất thích sự đổi mới này, trong khi các nhà quản lý và chủ sở hữu nhận thấy lợi ích trong việc tiết kiệm chi phí và tính linh hoạt của văn phòng mở.
Gần 30 năm sau, nhiều doanh nghiệp vẫn đang đi trên làn sóng văn phòng mở này và khám phá ra những lợi ích của nó. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn chỉ nên xếp càng nhiều bàn vào một phòng càng tốt. Hãy tính đến cách nhân viên của bạn làm việc và không gian nói chung khiến họ cảm thấy như thế nào. Bởi vì, cuối cùng, hai khái niệm đó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc mà nhóm của bạn tạo ra.
Dưới đây là 16 cách yêu thích của chúng tôi để thúc đẩy một môi trường văn phòng đầy hứng khởi, giúp các nhân viên của bạn làm việc tốt hơn bao giờ hết.
Cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào tất cả các bộ phận của văn phòng
Không ai thích cảm giác như một con chuột bị lạc trong mê cung, và không có gì góp phần tạo ra cảm giác đó rõ như một dãy đồ nội thất dài, liền mạch. Ngay cả những chiếc bàn làm việc thấp cũng có thể làm tăng thêm cảm giác “chật chội” nếu được sắp xếp không đúng cách.
Nếu bạn đang làm việc trong một không gian văn phòng rộng, mở, hãy thử sắp xếp bàn làm việc hoặc bàn thành các nhóm nhỏ có không gian ở hai bên. Điều đó làm cho việc di chuyển xung quanh văn phòng dễ dàng hơn nhiều và loại bỏ cảm giác như một con cá mòi trong một cái lon.
Chia nhỏ không gian mở
Tiếng ồn và chuyển động - đặc biệt là trong những không gian rộng lớn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự tập trung và năng suất của nhân viên. Với cách bố trí văn phòng mở, ngay cả âm thanh hoặc hoạt động nhỏ nhất cũng có thể làm phiền sự tập trung của nhân viên.
Giảm thiểu tác động xâm nhập của tiếng ồn và chuyển động bằng cách chia nhỏ không gian rộng mở với tủ sách, cây trồng, kệ - bất cứ thứ gì mang lại sự thay đổi từ hàng này sang hàng khác của bàn làm việc. Bạn cũng có thể tạo cảm giác riêng tư bằng cách ngăn cách các khu vực làm việc bằng những món đồ nội thất lớn, như tủ đựng hồ sơ hoặc tủ để đồ.
Giữ cho môi trường làm việc của bạn không lộn xộn
Trong suy nghĩ của nhiều người, một văn phòng bừa bộn là một văn phòng vô tổ chức và bẩn thỉu. Điều đó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hạnh phúc và năng suất của nhóm của bạn ... chưa kể đến việc gửi sai thông điệp đến khách hàng và khách hàng của bạn.
Dưới đây là một số gợi ý để cải thiện môi trường văn phòng của bạn:
- Uốn cong các dây nguồn
- Dùng thiết bị không dây nếu có thể
- Đầu tư vào các giải pháp lưu trữ
- Giảm thiểu các vật dụng trên bàn làm việc của bạn
- Thuê người dọn dẹp
- Cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm một không gian lưu trữ cá nhân
- Cân nhắc việc có được một linh vật văn phòng
Khi chúng ta nói "linh vật", chúng ta không nói về một nhân viên ăn mặc như một chú chồn sương hay một con chồn sương. Chúng ta đang nói về một con vật thuyết phục chó hoặc mèo sống tại văn phòng của bạn (hoặc ít nhất là đến nơi làm việc hàng ngày).
Một nghiên cứu gần đây của Hiệp hội Bệnh viện Động vật Hoa Kỳ (AAHA) đã báo cáo rằng vật nuôi ở nơi làm việc cải thiện sự cân bằng trong công việc/cuộc sống, giảm căng thẳng và nâng cao năng suất. Tất cả những điều tuyệt vời khi bạn đang muốn làm cho nhóm của mình hạnh phúc hơn.
Bạn sẽ phải lên kế hoạch cho thức ăn, tập thể dục và đi dạo định kỳ (trừ khi bạn nuôi một con mèo, trong trường hợp đó, tất cả những gì bạn cần là thức ăn), nhưng phần thưởng là mức độ hạnh phúc và năng suất cao hơn bao giờ hết.
Thiết lập khu vực để kết nối
Thường diễn ra trong một khu vực phòng chờ được chỉ định. Ở đó, các thành viên trong nhóm có thể nghỉ ngơi, thư giãn, trò chuyện với những người khác và lấy lại cảm hứng.
Khi dành một khu vực để xã hội hóa, hãy sắp xếp không gian để các nhóm có quy mô khác nhau có thể tụ họp lại. Bao gồm trường kỷ, ghế thoải mái và bàn bốn, sáu và tám người với nhiều kích cỡ khác nhau.
Thiết lập khu vực xã hội hóa của bạn để linh hoạt trong thiết kế có thể biến cuộc gặp gỡ tình cờ của bốn đồng nghiệp thành một sự hợp tác bất ngờ mang lại những ý tưởng mới và giải pháp mới.
Dành thời gian cho những đam mê
Mỗi người đều có một niềm đam mê. Nó có thể là một sở thích, như vẽ tranh hoặc thiền định. Hoặc nó có thể là một trò tiêu khiển, chẳng hạn như đọc hoặc viết nhật ký.
Dù niềm đam mê đó là gì, hãy thử cho các thành viên trong nhóm của bạn nửa giờ mỗi ngày để làm bất cứ điều gì họ muốn. Đó là một cách tuyệt vời để thư giãn, khơi nguồn sáng tạo và khám phá những sở thích chung.
Cung cấp một loạt các tùy chọn không gian làm việc và chỗ ngồi
Với sự phổ biến của công nghệ di động, nhân viên không còn bị bó buộc hoàn toàn vào bàn làm việc của họ. Trên thực tế, một số kết quả làm việc hiệu quả nhất của họ có thể xảy ra ở những nơi khác trong văn phòng.
Các nhân viên nhận ra rằng thay đổi khung cảnh - hoặc chỉ thay đổi từ chỗ ngồi sang chỗ đứng - là một cách hiệu quả để giữ cho nguồn sáng tạo của họ luôn chảy và mức năng lượng của họ luôn ở mức cao. Bạn có thể kết hợp tính di động mới này vào cách bố trí văn phòng của mình bằng cách cung cấp cho nhân viên nhiều lựa chọn về không gian làm việc và chỗ ngồi.
Cung cấp cho nhân viên của bạn sự linh hoạt mà họ mong muốn bằng cách kết hợp bàn làm việc có thể điều chỉnh độ cao, bàn nhiều người, ghế đẩu và nhiều lựa chọn chỗ ngồi khác vào môi trường văn phòng của bạn.
Các nhân viên nhận ra rằng thay đổi khung cảnh - hoặc chỉ thay đổi từ chỗ ngồi sang chỗ đứng - là một cách hiệu quả để giữ cho nguồn sáng tạo (Ảnh minh họa)
Thư giãn và lấy cảm hứng cùng một lúc
Vào chiều thứ Sáu, hãy tập hợp nhân viên của bạn lại với nhau, khui một chai rượu vang hoặc bật nắp một lon bia và nói về một tuần làm việc đã trôi qua. Chia sẻ các vấn đề bạn gặp phải, các giải pháp bạn nghĩ ra hoặc các quy trình hoặc công nghệ mới giúp mọi thứ trở nên dễ dàng hơn.
Đây là một cách hiệu quả để thư giãn, giải quyết vấn đề và lấy lại cảm hứng cùng một lúc.
Đặt các khu vực yên tĩnh bên cạnh để tập trung
Một thành phần thiết yếu khác của môi trường văn phòng làm việc hiệu quả là sự hiện diện của các khu vực yên tĩnh để tập trung. Đây có thể là nơi bố trí bàn làm việc của nhân viên hoặc hoàn toàn có thể là một góc khác của căn phòng.
Chúng tôi khuyên bạn nên đẩy khu vực làm việc yên tĩnh sang một góc hoặc một đầu của không gian văn phòng của bạn. Sau đó sắp xếp các khu vực khác theo độ ồn tăng dần. Cố gắng giữ những khu vực yên tĩnh càng xa các khu vực cộng tác và xã hội hóa càng tốt để ngăn chặn hoạt động sau này trở nên mất tập trung.
Tạo không gian cộng tác
Cộng tác là yếu tố quan trọng để thành công trong kinh doanh, vì vậy, điều quan trọng là chỉ định một không gian trong môi trường văn phòng của bạn dành riêng cho hoạt động này. Nếu bạn chỉ sử dụng phần cộng tác theo định kỳ hoặc cho các cuộc họp nhóm, nó có thể tạo ra một vùng đệm tuyệt vời giữa các khu vực yên tĩnh và phần còn lại của văn phòng của bạn.
Nếu không, hãy đặt phần cộng tác ở một khu vực khác của không gian văn phòng để hoạt động ở đó không làm gián đoạn công việc trong khu vực yên tĩnh. Dù bằng cách nào, hãy thiết kế một không gian mở với một chiếc bàn lớn và nhiều chỗ ngồi mà bạn có thể sử dụng để gắn kết mọi người lại với nhau.
Kết hợp không gian đào tạo
Đào tạo là một thành phần thiết yếu của công việc trong thế kỷ 21. Những nhân viên được đào tạo tốt sẽ hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn vì họ tự tin vào khả năng hoàn thành công việc ngay trong lần đầu tiên.
Nói như vậy, cho dù bạn đang giới thiệu nhân viên của mình với quy trình làm việc mới hay giúp họ làm quen với phần mềm mới, bạn sẽ cần một không gian dành riêng cho việc đào tạo.
Khu vực cộng tác hoặc phòng họp có thể tăng gấp đôi như một không gian đào tạo, nhưng điều gì sẽ xảy ra khi phòng họp đang được sử dụng và bạn cần giới thiệu một trong các nhóm của mình với một công cụ phần mềm mới? Bạn có thể thấy lý do tại sao nên có một khu vực dành riêng cho đào tạo.
Sức mạnh của màu sắc
Màu sắc là một bổ sung quan trọng cho bất kỳ môi trường văn phòng nào. Nó truyền đạt một bầu không khí có thể ảnh hưởng đến nhân viên của bạn theo nhiều cách khác nhau.
Nếu bố cục văn phòng của bạn bị bao trùm bởi màu xám và màu trung tính, nhân viên có thể cảm thấy mệt mỏi và uể oải mà không có lý do rõ ràng. Nếu những gam màu tối chiếm ưu thế trong không gian văn phòng của bạn, nhân viên có thể cảm thấy mệt mỏi ngay cả điều đầu tiên vào buổi sáng.
Điều đó không có nghĩa là bạn không bao giờ được sử dụng các màu trung tính hoặc tối. Nhưng màu sắc buồn tẻ không làm gì để khuyến khích sự sáng tạo và tập trung. Đó là lý do tại sao môi trường văn phòng hiện đại thường kết hợp màu sắc sống động vào không gian làm việc.
Để giữ cho nhân viên của bạn tràn đầy năng lượng và gắn bó, hãy tô điểm văn phòng của bạn bằng những khu vực có màu sắc tươi sáng.
Cho dù bạn đang tổ chức các khu vực khác nhau theo một bảng màu nhất định hay chỉ phân tán các mảng màu xung quanh văn phòng, các nghiên cứu cho thấy rằng các màu sắc tươi sáng khác nhau sẽ mang lại cho nhóm của bạn sự thúc đẩy và cải thiện năng suất, sự sáng tạo và hạnh phúc nói chung.
Có vô số cách để kết hợp màu sắc — từ các điểm nhấn trên bàn cho đến thép tiếp xúc với đồ nội thất. Giới hạn duy nhất là trí tưởng tượng của bạn.
Làm cho công việc nhẹ nhàng
Không ai muốn làm việc cả ngày dưới những hàng cây và dãy đèn huỳnh quang. Hầu hết mọi người sẽ nói với bạn rằng họ làm việc tốt hơn dưới ánh sáng tự nhiên.
Một giải pháp cho điều này là cung cấp nhiều cửa sổ trong môi trường văn phòng của bạn. Cửa sổ đón ánh sáng tự nhiên và giúp giảm nhu cầu sử dụng điện chiếu sáng (do đó tiết kiệm chi phí kinh doanh của bạn).
Thật không may, không phải văn phòng nào cũng có đủ cửa sổ để mọi người có thể làm việc mà không cần đèn. Vào ban đêm hoặc trong những ngày u ám, bạn có thể cần bật đèn huỳnh quang để hoàn thành công việc.
Tuy nhiên, bạn có thể cài đặt những đèn đó theo cách để kiểm soát số lượng bạn sử dụng cùng một lúc. Có thể bạn chỉ cần một hoặc hai trong toàn bộ văn phòng, hoặc một trong khu vực làm việc yên tĩnh và một trong khu vực cộng tác.
Một giải pháp khác là kết hợp các công nghệ mới cho phép ánh sáng văn phòng của bạn bắt chước ánh sáng tự nhiên bên ngoài. Và ánh sáng tự nhiên đó thay đổi theo từng ngày.
Ánh sáng thích ứng tự động thay đổi theo thời gian trong ngày. Vào buổi sáng, nó phát ra âm sắc lạnh hơn, trong khi vào buổi chiều, nó phát ra âm ấm hơn. Điều này có thể giúp nhóm của bạn duy trì mức năng lượng và sự tập trung của họ ngay cả trong thời tiết khắc nghiệt.
Các yếu tố tự nhiên
Bạn muốn làm cho nhóm của mình cảm thấy vui vẻ, thoải mái hơn và năng suất hơn khi làm việc? Bao gồm các yếu tố tự nhiên trong môi trường văn phòng của bạn.
Các điểm nhấn tự nhiên như bê tông lộ ra ngoài, gạch, sàn gỗ, dầm gỗ và thép sơn là những yếu tố thiết kế tự nhiên đơn giản giúp mang không gian bên ngoài vào trong, nâng cao tinh thần và truyền cảm hứng tuyệt vời cho đội của bạn.
Một cách dễ dàng khác để nâng cao không gian làm việc của bạn với các yếu tố tự nhiên là trồng nhiều cây cả lớn và nhỏ xung quanh văn phòng.
Bạn có thể bố trí một hàng cây lớn để ngăn cách khu vực làm việc này với khu vực làm việc khác và xếp hàng rào cửa sổ với các loại cây nhỏ hơn để phá vỡ tất cả các bề mặt cứng và phẳng. Bạn thậm chí có thể đặt một cây trên tất cả các bàn làm việc để mang đến cho mọi người nguồn cảm hứng tự nhiên của riêng họ.
Trong hầu hết các doanh nghiệp, các thành viên trong nhóm muốn có thể làm việc ở nơi mà họ có cảm hứng. Nếu đang động não trong phòng chờ với đồng nghiệp trong giờ nghỉ giải lao, họ không muốn phải quay lại bàn làm việc để nắm bắt điều kỳ diệu. Họ muốn có thể kết hợp một số bề mặt lại với nhau cho một buổi làm việc ngẫu hứng và tận dụng tầm nhìn. Các thành phần và đồ nội thất dạng mô-đun và di động làm cho điều đó trở nên khả thi. Ý tưởng này thậm chí còn mở rộng đến các khu vực làm việc cá nhân.
Trang bị cho bàn làm việc các vật dụng như tủ cuốn, tay điều chỉnh có thể điều chỉnh và các đồ đạc khác để các thành viên trong nhóm có thể di chuyển dễ dàng.
Khi bạn thiết kế môi trường làm việc của mình với các thành phần mô-đun, bạn sẽ loại bỏ sự cản trở tốc độ trong quy trình làm việc và giúp các nhóm của bạn dễ dàng tập trung vào việc tìm kiếm giải pháp, hoàn thành công việc và thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển.
Giữ cho môi trường văn phòng của bạn sạch sẽ
Dấu hiệu ngăn chặn sự lây lan của vi trùng để có một môi trường văn phòng sạch sẽ và lành mạnh. Bàn, ghế, và các thiết bị thông thường như máy photocopy và máy fax thường chứa nhiều vi khuẩn hơn bất kỳ bề mặt nào khác trong văn phòng - kể cả phòng vệ sinh.
Ngay cả khi bạn đang làm việc tại nhà, nhưng đặc biệt nếu bạn đang làm việc với những người khác trong môi trường văn phòng, điều quan trọng là phải giữ cho thiết bị văn phòng của bạn sạch sẽ và không có vi trùng.
Làm như vậy sẽ giúp ngăn ngừa sự lây lan của các căn bệnh có thể cản trở năng suất và khiến doanh nghiệp của bạn khó hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn.
Chúng tôi khuyên bạn nên thêm dọn dẹp thường xuyên vào lịch trình của mình ít nhất một lần một tuần. Tốt hơn hết, hãy nhanh chóng khử sạch các bề mặt được sử dụng nhiều nhất - như bàn phím, máy thêm, bề mặt làm việc chính, tay cầm ngăn kéo và bất kỳ nút hoặc công tắc nào thường dùng - trước khi bạn rời văn phòng mỗi ngày.
Sau đó, mỗi tuần một lần, hãy làm sạch mọi thứ bằng chất khử trùng và giẻ sạch để đảm bảo rằng bạn không góp phần làm lây lan bệnh tật.
Nguồn: [Link nguồn]
Cải thiện năng suất trong công việc bao gồm việc tận dụng tối đa bản thân, có tổ chức và ưu tiên nhất quán cho các nhiệm vụ đang chờ xử lý, tận dụng thời gian một cách...
