7 câu hỏi khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm trong quá trình tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ không thể coi nhẹ, có hàng loạt các điều kiện bạn cần phải xem xét, bao gồm từ giá cả, tiện nghi, vị trí, dịch vụ và nhiều hơn nữa. Một khi đã chọn được địa điểm, bạn còn phải dành rất nhiều thời gian để thiết kế và sáng tạo ra không gian cũng như nội dung sự kiện của riêng mình.

Nếu bạn hay công ty phải tự triển khai một sự kiện từ A-Z, hoặc bạn được giao nhiệm vụ lựa chọn địa điểm phù hợp, hãy tự hỏi những câu hỏi dưới đây để có quyết định:

1. Địa điểm có thuận tiện không?

Yếu tố để bạn quyết định lựa chọn hay không lựa chọn một địa điểm, đó là có thuận tiện cho việc di chuyển và có sẵn sàng dịch vụ đưa đón hay không. Hãy tưởng tượng khi bạn tham dự một hội nghị khách hàng mà bạn ở trong một khách sạn trung tâm nhưng phải di chuyển xa mới có thể tới được địa điểm sự kiện, chưa kể bạn phải đi đi về về nếu như hội nghị diễn ra dài ngày. Cần lưu ý điều kiện này nếu bạn tổ chức hội nghị khách hàng hay các sự kiện hội thảo toàn quốc, thậm chí là cả quốc tế, bởi các khách tham dự sẽ có xu hướng thích lưu trú ở các khách sạn được đặt tại trung tâm của thành phố hoặc địa phương nơi diễn ra sự kiện.

Địa điểm tổ chức sự kiện nên ở trung tâm thành phố để thuận tiện cho việc đi lại (Ảnh: Trung tâm Hội nghị & Tổ chức sự kiện Star Galaxy – 87 Láng Hạ)

2. Có nhiều nhà hàng xung quanh?

Trong trường hợp bạn không dùng tiệc tại ngay sự kiện, hãy chọn lựa một địa điểm mà chắc chắn bạn có thể đi bộ cũng tìm được những nhà hàng chất lượng quanh đó. Một ý tưởng không tồi là liên hệ với những nhà hàng khu vực để xem họ có hợp tác giảm giá cho người tham gia sự kiện không, sẽ có lợi cho cả hai bên.

3. Có đủ không gian dành cho sự kiện?

Không có gì tệ hơn là tham gia một sự kiện chỉ để bị nhồi nhét vào một phòng họp nhỏ với quá đông khách mời. Hãy chắc chắn địa điểm đó có những phòng họp đủ lớn để đáp ứng được số lượng khách dự kiến tham dự, và tốt nhất là nên lưạ chọn những trung tâm có nhiều phòng để có phương án thay đổi ngay lập tức nếu cần.

Phòng họp lớn sức chứa 400 khách của Trung tâm Hội nghị & Tổ chức sự kiện Star Galaxy

4. Có mặt bằng đủ lớn?

Sự kiện lớn muốn thành công càng cần phải có không gian rộng để triển lãm hoặc trưng bày những thông tin hay sản phẩm của chính công ty bạn, của các nhà cung cấp hay các đối tác.

Mặt bằng lớn đặc biệt là sảnh lớn chính là không gian thích hợp cho việc trang trí, trưng bày hay triển lãm trong  thời gian diễn ra sự kiện. (Ảnh: Trung tâm Hội nghị & Tổ chức sự kiện Star Galaxy)

5. Có những địa điểm giải trí hấp dẫn xung quanh?

Khách mời các hội thảo hay hội nghị lớn dài ngày rất có thể đi cùng gia đình, bạn bè và ngay cả chính họ cũng cần những phút giây thư giãn. Vị trí bạn chọn có nhiều thứ để thưởng thức hay tìm hiểu sẽ thật tiện lợi và tuyệt vời.

Lựa chọn trung tâm tổ chức sự kiện ngay bên cạnh tổ hợp giải trí, trung tâm chiếu phim lớn cũng là một ý tưởng hay. (Ảnh: Trung tâm Hội nghị & Tổ chức sự kiện Star Galaxy)

6. Có cung cấp đầy đủ các dịch vụ đi kèm?

Những trung tâm bạn chọn cần có khả năng cung cấp đầy đủ những dịch vụ đi kèm như tiệc nhẹ, giải khát, nhân viên luôn có mặt sẵn sàng phục vụ, hỗ trợ trong thời gian diễn ra sự kiện. Internet tốc độ cao hay những thiết bị hiện đại phục vụ các cuộc họp, hội thảo… cũng là những điểm cộng khi bạn chọn lựa. 

7. Có chi phí hợp lý?

Hãy yêu cầu báo giá 2-3 đơn vị mà bạn cảm thấy phù hợp và thỏa mãn được những yếu tố trên để so sánh giá cả và dịch vụ đi kèm. Hãy cứ bình tĩnh đưa ra quyết định khi nào bạn cảm thấy đây chính là nơi bạn đang tìm kiếm & có khả năng cung cấp được hết những yêu cầu của bạn.

Truy cập www.stargalaxy.vn hay gọi 091 666 1581 để được tư vấn về địa điểm tổ chức sự kiện và nhận gói ưu đãi miễn phí phòng hội nghị trong tháng 8.